Pogoji sodelovanja

POGOJI SODELOVANJA 2017

1. Splošna določila

Pričujoča Prijava in pogodba je hkrati pravno zavezujoča in nepreklicna pogodba, ki jo skleneta organizator in sodelujoči za prireditev Arena mladih. Sodelujoči na prireditvi jo izpolni in dostavi v navedenem prijavnem roku na naslov Proevent d. o. o., Dunajska cesta 10 (p. p. 3558), 1000 Ljubljana. Prijav s pridržki organizator ne bo upošteval. Cene, ki veljajo za prireditev in so navedene v ePrijavi in pogodbi, so v evrih in ne vključujejo DDV-ja. S potrditvijo pogojev sodelovanja te ePrijave in pogodbe sodelujoči priznava in sprejema pogoje sodelovanja. Organizator si pridržuje pravico do odločanja o sprejetju sodelujočega, njegovih produktov in storitev na prireditev. Najmanjši razstavni prostor, ki ga prijavitelj lahko zakupi, je 9 m2. Organizator si pridržuje pravico zavrniti prijave, prispele po prijavnem roku.

2. Uporaba podatkov

Sodelujoči na prireditvi dovoljuje organizatorju obdelavo podatkov za potrebe prireditve. Organizator hrani in varuje podatke sodelujočega v skladu z veljavnimi predpisi. Računi in vsa ostala dokumentacija v zvezi s sodelovanjem sodelujočega na prireditvi se hranijo pri organizatorju. Podatke o razstavljavcu (javnega značaja, kot so naziv sodelujočega, njegova dejavnost in fizična oblika sodelovanja na prireditvi ter druge podatke) lahko organizator uporabi za:

  • poslovanje s samim razstavljavcem;
  • pošiljanje ponudb in promocijskih sporočil samemu razstavljavcu v zvezi s prireditvijo po pošti, e-pošti ali prek telefona;
  • obveščanje in oglaševanje prireditve pred, med in po prireditvi;
  • statistično obdelavo podatkov;
  • tržne raziskave in raziskave javnega mnenja;
  • oblikovanje in posodobitev podatkovnih baz organizatorja.

3. Dodelitev razstavnega prostora

Na prireditvi lahko razstavljajo domači in tuji razstavljavci, katerih razstavni predmeti ustrezajo temi prireditve. Trgovski zastopniki in uvozniki lahko razstavljajo predmete podjetij, ki jih zastopajo. O pripustitvi razstavljavca na prireditev in o dodelitvi razstavnega prostora odloča organizator, ki razporeja razstavni prostor v najboljšem interesu prireditve. Razstavljavci nimajo pravice do predhodne izbire posebne lokacije ali vrste razstavnega prostora, ne glede na želje, ki jih navedejo na prijavnem obrazcu. Pri prostorski ali časovni dodelitvi promocije imajo prednost sodelujoči, ki zakupijo večje pakete. Vsako spremembo dodeljenega razstavnega prostora mora odobriti organizator. Organizator lahko premesti in opravi tudi druge spremembe glede razstavnega prostora. O teh ukrepih odloča organizator v interesu prireditve. Organizator ima pravico, da spremeni razstavni prostor ali razporeditev razstavnega prostora tudi po določitvi razstavnega prostora razstavljavcu, če ima za takšne ukrepe upravičen razlog zaradi posebnih okoliščin.

4. Odpoved prijave in pogodbe

Če sodelujoči to pogodbo odpove, mora plačati:

  • 40 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove več kot 30 dni pred začetkom prireditve;
  • 100 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove manj kot 30 dni pred začetkom prireditve.

Če se razstavljavec kljub registraciji in prijavi iz kakršnega koli razloga ne udeleži dogodka, lahko organizator dodeli razstavni prostor drugemu uporabniku. Če organizator ne more dodeliti prostega razstavnega prostora drugemu uporabniku, ga lahko preoblikuje na stroške razstavljavca. V vsakem primeru razstavljavec v celoti odgovarja za celoten najem razstavnega prostora.

5. Registracijska taksa in ekološko nadomestilo

Vsak razstavljavec je dolžan plačati ekološko nadomestilo in obvezno prijavnino. Obvezna prijava vključuje navedbo razstavljavca v katalogu, na spletni podstrani in v tlorisu prireditve. Podatki so v katalogu prireditve objavljeni v slovenskem jeziku. Razstavljavec je dolžan dostaviti podatke za vpis v katalog prireditve ob prijavi oziroma do roka, ki ga navede organizator v posameznih obrazcih. Če razstavljavec ne dostavi podatke do roka oziroma jih sploh ne dostavi, bodo v katalogu prireditve objavljeni le osnovni podatki (generalije) o razstavljavcu. V primeru, da bo organizator potrdil prijavo razstavljavca znotraj 30-dnevnega roka do izvedbe prireditve, si pridržuje pravico, da bo razstavljavec naveden le na uradni spletni strani prireditve. Organizator si pridržuje pravico, da vsebino opisa za katalog prireditve ustrezno skrajša in prilagodi, vendar ne odgovorja za morebitne napake.

6. Plačilo

Sodelujoči se obveže plačati sodelovanje na prireditvi (zakup razstavnega prostora, obvezno prijavnino in zakup dodatnih oblik promocije) po cenah, ki so dogovorjene in navedene v tej prijavi. Davke plača sodelujoči na prireditvi. Po dostavi podpisane prijave organizatorju sodelujoči prejme predračun, ki ga mora v celoti (celotni znesek) poravnati v roku, ki je na njem naveden. Plačilo predračuna je pogoj za nastop (sodelovanje) sodelujočega na prireditvi. Organizator se zavezuje izstavljati račune v skladu s pozitivno zakonodajo. V primeru zamude roka plačila lahko organizator zaračuna sodelujočemu še zakonite zamudne obresti. Sodelujoči lahko ugovarja računu pisno v 8-ih dneh po izstavitvi računa. Če sodelujoči ugovarja samo za del računa, je nesporni del računa dolžan poravnati v roku in na način, ki je določen s to prijavo.

7. Preklic dodelitve prostora

Organizator ima pravico, da zavrne oz. razveljavi Prijavo in pogodbo v primerih:

  •  če je prijavitelj v času prijave v poravnalnem, stečajnem ali likvidacijskem postopku;
  • če ima organizator do prijavitelja odprte terjatve od prejšnjih prireditev (velja za vse prireditve v domeni družbe GR Inženiring d. o. o. oz. Proevent d. o. o.);
  • če produkti in storitve, ki naj bi bili razstavljeni na prireditvi, ne ustrezajo temi prireditve;
  • če razstavljavec ne dostavi dokumentov (točka 12) na zahtevo organizatorja.

8. Termin in kraj prireditve

Če se mora prireditev časovno premakniti, skrajšati ali podaljšati ter če se mora prostorsko premestiti, sodelujoči nimajo pravice odpovedati sodelovanja ali zahtevati povračila škode. Če prireditev ni možno izvesti iz razlogov, za katere ne odgovarja organizator (višja sila, stavka in drugo), lahko organizator zahteva od sodelujočega na prireditvi plačilo do 25 % cene zakupljenega paketa sodelovanja. Te pravice pa organizator nima, če je sam odgovoren za neizvedbo prireditve.

9. Tehnični pogoji

Za razstavne prostore, ki so višji od 2,50 m, mora razstavljavec pridobiti pisno soglasje organizatorja. Načrti takšnih razstavnih prostorov morajo biti posredovani organizatorju 20 dni pred pričetkom montaže. Razstavljavec pri postavitvi razstavnega prostora ne sme posegati izven dodeljenega prostora.

10. Montaža, demontaža

Montaža in demontaža morata biti predhodno registrirani. Rokov za montažo in demontažo, ki so zapisani v Navodilih za razstavljavce, se je treba natančno držati. Pri prekoračitvi termina za demontažo je organizator upravičen razstaviti razstavni prostor (paviljon) na stroške in tveganje razstavljavca. Po končani demontaži mora razstavljavec prostor, na katerem je razstavljal, vrniti v prvotno stanje. V nasprotnem primeru je razstavljavec organizatorju dolžan povrniti vso nastalo škodo. Pri postavljanju in opremljanju razstavnih prostorov v času montaže in demontaže mora razstavljavec oz. njegov izvajalec ravnati v skladu s predpisi s področja varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnostni, s tehničnimi predpisi in standardi, s splošnimi pogoji dela na sejmišču in z navodili organizatorja. Razstavljavec je dolžan ločevati odpadke v za to namenjene zbiralnike. Razstavljavec pred zaključkom prireditve ne sme odstraniti razstavnih predmetov (eksponatov) z razstavnega prostora. Razstavni prostor sme razstavljavec predčasno zapustiti samo na podlagi pisnega dovoljenja organizatorja.

11. Jamstvo in zavarovanje

  • Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenja, ali odtujitve stvari razstavljavca oz. njegovega izvajalca (razstavni predmeti, oprema in drugo), njunega osebja in tretjih oseb, kakor tudi ne za poškodbe razstavljavca oz. njegovega izvajalca, njunega osebja in tretjih oseb, nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, izliva vode, tatvine, ali kateregakoli drugega vzroka. Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje ali odtujitve stvari in poškodbe tretjih oseb, nastalih zaradi ravnanja razstavljavca oz. njegovega izvajalca na razstavnem prostoru oz. sejmišču. Razstavljavec oz. njegov izvajalec sklene ustrezna zavarovanja na svoje stroške.
  • Razstavljavec oz. njegov izvajalec odgovarja za škodo in nesrečo, ki jo sam ali njegovo osebje povzroči organizatorju in/ali tretji osebi na razstavnem prostoru oz. sejmišču.
  • Organizator ne prevzame nikakršnega jamstva za vozila, ki jih na območju sejmišča in parkirišča pustijo razstavljavci, njihovi uslužbenci ali pooblaščenci oz. njihovi izvajalci.
  • Za pomanjkljive vpise v sejemski katalog ni nobenega jamstva (npr. tiskarske napake, oblikovne napake, napačen prevod ali če vpisa ni itd.).
  • Razstavljavec ne sme oddati dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora oz. njegovega dela tretji osebi. V primeru kršitve si organizator pridržuje pravico dodatno zaračunati razstavljavcu 100 % cene dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora.

12. Predstavitve

  • Razstavljavec mora pisno obvestiti in posredovati točen program predstavitev (na primer glasbeni nastop, lastno organizirana prireditev itd.) na razstavnem prostoru organizatorju v predhodno potrditev in uskladitev najkasneje osem dni pred prireditvijo. Organizator je upravičen po že izdanem pisnem dovoljenju omejiti ali prepovedati predstavitve, ki povzročajo hrup, umazanijo, prah, uhajanje plinov oz. kako drugače ovirajo potek prireditve. Predstavitve lahko potekajo izključno na dodeljenem razstavnem prostoru razstavljavca.
  • Vse predstavitve na razstavnih prostorih morajo potekati v skladu z Zakonom o prekrških zoper javni red in mir. Dovoljena glasnost v dvoranah med prireditvijo je 60dB. Razstavljavec mora za lastne nastope sam urediti vse zahtevke iz naslova avtorskih pravic (SAZAS). Razstavljavec se zaveže poravnati vse zahtevke iz naslova nadomestil za uporabo avtorskopravno varovanih del, ki jih mora kot organizator prireditve skladno z veljavno zakonodajo (159. člen ZASP) plačevati kolektivnim organizacijam, delujočim na območju Republike Slovenije, za predvajanje žive glasbe (javni nastopi). V ta namen se najemnik zavezuje, da bo o uporabi varovanih del pravočasno, to je najmanj osem dni pred javnim nastopom, in skladno s predpisi obveščal pristojne kolektivne organizacije za uveljavljanje avtorskih in sorodnih pravic.

13. Dejavnost razstavljavca – dokumenti

Organizator ima pravico ob prijavi zahtevati od razstavljavca:

  • obrtno dovoljenje oz. registracijo z odločbo pristojnega organa, da so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji za opravljanje dejavnosti;
  • ustrezno soglasje pristojnega zdravstvenega in veterinarskega inšpektorata, če bo razstavljavec na prireditvi opravljal promet z živili in predmeti splošne rabe, degustacije živil ali demonstracije predmetov splošne rabe oz. gostinsko dejavnost. Organizator ima pravico odpovedati sodelovanje (nastop) razstavljavca na prireditvi, če ne dostavi zahtevanih dokumentov.

14. Fotografiranje in risanje

Organizator ima pravico razstavne prostore in razstavljene predmete fotografirati, narisati, posneti ali kakorkoli drugače upodobiti na filmski in video trak ali zapisati na digitalne medije in gradivo uporabiti za lastne potrebe ali za splošno uporabo. Razstavljavec se odpove vsem ugovorom iz naslova avtorskih pravic. Brez odobritve organizatorja razstavnih prostorov ni dovoljeno fotografirati ali narediti njihove risbe oz. jih posneti, izjema je le lastni razstavni prostor (paviljon).

15. Čiščenje razstavnega prostora (paviljona)

Organizator skrbi za čiščenje sejmišča in hodnikov (hojnic) v dvoranah. Čiščenje razstavnih prostorov (paviljonov) je dolžnost vsakega razstavljavca, po naročilu pa ga na stroške razstavljavca lahko prevzame organizator oz. od njega določena organizacija. Razstavljavec je dolžan vse odpadke (steklo, embalaža, organski odpadki in papir) ustrezno ločevati vsak dan trajanja prireditve v temu namenjene zbiralnike, ki se nahajajo na prehodih dvoran. V primeru, da razstavljavec odpadkov ustrezno ne loči, ga lahko organizator kaznuje in nanj prenese morebitne stroške dodatnega ločevanja ter inšpekcijskih sankcij v višini 5.000,00 EUR. Odvoz smeti je organiziran s strani organizatorja.

16. Sodišče

Organizator in sodelujoči bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Ljubljani.

17. OPOZORILO ORGANIZATORJA

Sankcionirana bo vsaka oblika nedovoljene promocije, ki ne bo v skladu z navodili, pravilnikom prireditve in Navodili za razstavljavce. Vse sodelujoče opozarjamo, da se vzdržijo izvajanja preglasne glasbe in drugih motečih akcij, ki bi lahko ovirale ostale udeležence prireditve.
Proevent, 2016